När anställda får köra företagsbilar är det avgörande att reglerna för användning och ansvar är skriftligt fastslagna. Utan en tydlig bilpolicy kan frågor om skador, självrisk, böter och underhåll snabbt leda till konflikter och oväntade kostnader. En skriftlig och bindande policy är därför en nödvändig del av företagets arbete med sina bilar.
Ett TRF-kort (Tillstånd och Reglering av upplåtna samt utlånade Fordon) är den mest praktiska lösningen. Det är ett juridiskt bindande dokument som kopplar ihop en specifik bil med en namngiven förare och fungerar som företagets bilpolicy för just den bilen.
Varför en bilpolicy måste vara skriftlig
När en anställd får tillgång till en företagsbil uppstår frågor som måste vara klara redan från början:
- Vem betalar självrisk vid en olycka eller parkeringsskada?
- Vem ansvarar för böter och avgifter, som parkeringsböter eller trängselskatt?
- Vem ser till att service, däckbyte och besiktning sker i tid?
- Vad händer med bilen om den anställde slutar eller blir långvarigt frånvarande?
Om dessa punkter inte är reglerade i ett dokument kan det leda till osäkerhet och onödiga tvister. En bilpolicy i form av ett TRF-kort gör att ansvaret är tydligt redan från start.
TRF-kortet – bilpolicy på fordon- och personnivå
Ett TRF-kort dokumenterar de centrala uppgifterna som bekräftar upplåtelsen:
- bilens registreringsnummer
- arbetsgivarens namn och organisationsnummer
- den anställdes namn som får disponera bilen
- underskrifter från båda parter som bekräftar överenskommelsen
Med dessa uppgifter blir det klart vem som har rätt att använda bilen och under vems ansvar den används. Kortet kan vid behov visas upp vid poliskontroll och fungerar som ett tydligt bevis på att företaget har godkänt upplåtelsen.
Fördelar för både företag och förare
- Tydliga ansvarsgränser – minskar risken för konflikter om skador, böter och underhåll.
- Enkel administration – varje bil får sitt eget TRF-kort, vilket ger ordning och reda även i större fordonsflottor.
- Trygghet för alla parter – arbetsgivare och förare har ett juridiskt bindande dokument att luta sig mot när frågor uppstår.
Sammanfattning
Alla företag som upplåter bilar till anställda bör ha en tydlig bilpolicy. Ett TRF-kort är den praktiska och juridiskt bindande lösningen som gör policyn konkret och knyter den direkt till en specifik bil och förare. Det ger företaget full kontroll, skapar trygghet och minskar risken för framtida tvister.